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Frischer Wind im Facility Management: Flexible leicht anpassbare Services, Transparenz, Kostenführerschaft und mehr Unabhängigkeit von einzelnen Dienstleistern – das sind zentrale Ziele jedes Gebäudeinhabers und -Betreibers. Digitale Assistenten koppeln heute innovatives hauseigenes Computer Aided Facility Management (CAFM) und die IT der Dienstleister. Der Clou: Leicht anpassbare Service Apps und flexible Schnittstellen sorgen gleichzeitig für perfekten Datenaustausch zwischen allen Beteiligten.

Innovative Gebäudebetreiber einerseits und ihre Dienstleister andererseits haben inzwischen das digitale Zeitalter eingeläutet. Das Ergebnis: Jeder nimmt seine Betreiberpflichten digital wahr, und jeder mit seiner eigenen Software. Effizienter und “neutraler” Informationsaustausch ist also wünschenswert, denn es sollen ja keine Abhängigkeiten zwischen dem Gebäudeinhaber/betreiber und seinen Dienstleistern über die Software geschaffen werden.

Eigentlich sind die Lösungen für den Austausch inhaltlich verwandter Informationen aus unterschiedlichen Softwaresystemen ja bekannt: Man definiere einen Standard an den sich alle halten und schliesse die eigene Software über Konnektoren oder Schnittstellen an das jeweils andere System an. Und dann müsste es funktionieren. Müsste.

Doch die Welt des Facility Managements ist ein wenig komplizierter. Oft hochkomplexe Computer Aided Facility Management (CAFM) Software der Betreiber trifft auf eine Vielfalt von potenziellen Dialogpartnern bei dem oder den Dienstleistern: Das Spektrum reicht hier von der einfachen Zettelwirtschaft oder Excel  etwa von Reinigungsunternehmen über mobiles Auftragsmanagement im FM-Mittelstand, oft auch im Eigenbau, bis hin zu komplementären CAFM Systemen universeller international tätiger Dienstleister.

Und dann wären da noch die besonderen Anforderungen des Betreibers: Er wünscht sich die digitale Abbildung spezieller und firmenindividueller Facility Services, weil etwa die Objekte für Reparatur, Wartung, Reinigung, Installation und Entsorgung ein ganz besonderes Vorgehen erfordern. Oder weil sogar das Geschäftsmodell oder der laufende Geschäftsbetrieb des Gebäudenutzers bei diesen Service-Arbeiten involviert ist.

Wie bewältigt man diese Herausforderung? Die Zauberworte heissen “Apps” und  “Lowcode”. Eine Methodik, bei der Facility Service Apps heute in Stunden entstehen, wo früher monatelange Programmierung erforderlich war. Anwendungslogik und Schnittstellen werden nicht oder nur wenig programmiert, überwiegend hingegen per Browser und Mausklick gestaltet. Es entstehen maßgeschneiderte Service Apps in einem digitalen “Facility Service” Assistenten. Der Assistent unterstützt den Verantwortlichen und sein Team im Objekt und bildet die Brücke zwischen der Welt des hauseigenen CAFM und der vielfältigen Welt der Dienstleister. Über ein “Hausmeisterportal” wird die Arbeit koordiniert, verteilt und überwacht, über die “Service Apps” der Mitarbeiter erledigen Team und Dienstleister ihre Aufgaben – oder eben über die Dienstleister-eigene Software separat.

Insgesamt ergibt sich eine Win-Win Situation für alle Beteiligten:

  • Gebäudeinhaber und -Betreiber erreichen maximale Transparenz über Gebäudestatus und aktive Dienstleister, Kostenführerschaft und Unabhängigkeit, weil sie Dienstleister ohne große Brüche in der digital begleiteten Leistung wechseln können.
  • Dienstleister, die digitale Assistenz nutzen, vergrößern ihren Verkaufschancen bei all den Betreibern, die CAFMs mit Assistenz-Erweiterung einsetzen.
  • Wird eine wichtige Betreiberaufgabe durch einen nun sehr flexiblen Facility Service erfüllt, ist dies ein wesentlicher Vorteil für Betreiber, Dienstleister und Softwareanbieter. Etwa dann wenn Anlagenstammdaten und Wartungspläne dem Dienstleister sofort digital zur Verfügung stehen und Arbeiten ad-hoc präzise und wunschgemäß erledigt werden
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Unterm Strich gilt: Durch digitale Assistenz entsteht für den Betreiber das entscheidende Mehr an Transparenz, Kostenführerschaft und Unabhängigkeit. Das hauseigene CAFM System ist und bleibt dauerhafte Quelle für alle Gebäudefakten und Entscheidungen. Der Assistent als intelligente CAFM Erweiterung und vermittelnde Instanz unterstützt das Betreiber-Team mit flexiblen Service-Apps und alle gekoppelten Dienstleister mit Schnittstellen. Dienstleister-eigene Assistenz kommt auf Wunsch hinzu. Für die Dienstleister erhöhen sich Effizienz und Effektivität der täglichen Arbeit, für alle Beteiligten der Gesamtnutzen. 

Über den Autor:

Dr. Dieter Kramps ist Geschäftsführer der cobago GmbH. cobago ist Spezialist für branchenunabhängige digitale Assistenzsysteme, Lowcode Apps und Schnittstellen in heterogenen Anwendungslandschaften.