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Aufträge zentral erstellen
Kunden- und Objektdaten
Arbeitsvorbereitung, QA
Aufträge steuern
Per Kalender disponieren
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Akten
Nachverfolgung
Regeln
CENTER

Das Center wird in der Zentrale, Leitstelle, Disposition oder Koordination eingesetzt. Hier werden Aufgaben erstellt, zugeordnet, bereitgestellt und archiviert oder abgebrochen. Hauptfunktionen sind

  • die zentrale Auftragsliste mit Funktionen für Filterung und Suche, Kopieren, Löschen und Dispositionskalender
  • die Kunden- und Objekttabelle für die Bereitstellung von Metadaten, die in jedem Auftrag verwendet werden können
  • der Aktenschrank für archivierte Aufträge

Nutzen Sie das Center für visuelle Disposition, Arbeitsvorbereitung und Nachbereitung, Archivierung und Recherche .

 
Aufträge zentral erstellen

Aufträge zentral erstellen

Aufträge entstehen in der Zentrale durch manuelle Eingabe über Drittsysteme. 

Um einen Auftrag über die Auftragsliste anzulegen …

  • Drücken Sie auf das Plus.
  • Füllen Sie die Inhalte in den Reitern was, wann und wo aus.
  • Ergänzuen Sie die Angaben zu “wer”

Um einen Auftrag über die grafische Disposition zentral anzulegen …

  • Gehen Sie in die Auftragsliste und betätigen Sie den Schieberegler “Kalender”.

  • Drücken Sie auf das “Plus”.

  • Füllen Sie die Daten in den Reitern was und wo aus. Füllen Sie “wer” und “wann” nicht aus.

  • Klicken Sie auf die gewünschte App.
  • Drücken Sie auf speichern.

In der Kalenderansicht sind die zu disponierenden Aufträge links in einer Liste.

  • Ziehen Sie den auftrag per Drag and Drop an die gewünschte Kalenderposition.
Timebutler - Urlaubsverwaltung X SIXPAD Dokumentation - Micros X SIX2022.1 t https://six-2022-1.cobago.cloud/controlcenter/schedule Aufträge Freitextsuche Testing Bilder test 1 TESTAPP Farbe test 1 abc •a Testing TWO column Photo Test Testing test2 Testing testl Testing KeineSinnVolleApp Testing Bilder O cobago 2022 KW18 Mitarbeiter ACME Mita. . Alice Cooper Dieter Kra. Ference Ca... Stefan2 Var.. Tim Walter •v/ Aufträge gruppieren Donnerstag 05.052022 08700-16.00 08.00-16 00 08.00-16 00 08700-16 00 0800-16.00 0800-16 oo 0800-16 oo 0800-16.00 0800-16 oo 0800-16 oo 08.00-16 00 08700-16 00 08.00-16 00 08700-16 00 0800-16 oo ACME 06.052022 08700-1600 08700-16700 08700-16700 08700-1600 Abmelden e• Bktive Ansicht: Montag 02.05.2022 Dienstag 03.052022 0800-16-00 08.00-16-00 Mittwoch 04.052022 Samstag , 05.2022 Sonntag 08.052022 08.00-16-00 0800-16-00 0800-1800 Ix (03:00) 5x (05:00) 08.00-16:00

 

 

Kunden- und Objektdaten

Kunden- und Objektdaten

Firmen-, Objekt- und Ansprechpartner-Angaben im Kopfdatenbereich von Aufträgen werden bei Bedarf automatisch aus einem zentralen Verzeichnis übernommen.  

Pflegen Sie die Daten dieses Verzeichnisses iwie folgt: 

Öffnen Sie das Untermenü “Kundenverwaltung” im Hauptmenü Center. 

Tragen Sie die Kontaktdaten wie folgt ein: 

  • Firmenname (alternativ Objektname), Zusatz, Straße, Hausnr., Adresszusatz, PLZ, Ort, Land, Website, Email-Adresse, Telefon, Fax 

  • Firmenlogo
Kundenverwaltung Lago Auswahlen 10-90 hier able-gen hinzuh»en AbnWden 25

 

Fügen Sie den oder die Ansprechpartner beim Unternehmen ein 

  • Vorname, Nachname, Email, Telefon, Mobil, Titel  

Timebutler - Urlaubsverwaltung X SIXPAD Dokumentation - Micros X SIX2022.I - Kundenverwaltung C https://six-2022-1.cobago.cloud/controlcenter/customers/edit,/1002 Kundenverwaltung Kundenname Müllerbau zusatz GmbH Straße H ausweg Adresszusatz PLZ 44444 Land Deutschland Website Logo Auswählen Logo hier ablegen Logo löschen Haus-Nr . Ort Dortmund Ansprechpartner hinzufügen Vorname Mani Nachname Müller E-Mail Telefon 02316758787 Mobiltelefon 0171436574665 Title CEO 25 Einträge
 

Alle Datenfelder aus diesen Kunden/Objektdaten können vom Designer in seinen Apps verwendet, in Aufträgen angezeigt und bearbeitet sowie vom Anwender in seinen Berichten dargestellt werden. Für jedes obige Feld gibt es einen systemseitigen Markup-Namen.

Unter “Designer.Metadaten” finden Sie die Bezeichnungen der Markups, mit denen Sie zum Beispiel den Firmennamen als Variable in einer App verwenden können 

Arbeitsvorbereitung, QA
Arbeitsvorbereitung, QA
Aufträge werden vor ihrer Disposition mit detaillierten Inhalten und Anlagen versehen, die Erledigungen nach Rückerhalt geprüft, ggfls. redisponiert.

Im einfachsten Fall legen Sie Aufträge an, indem Sie die Kopfdaten (was, wo, wann, Notiz) im Menü “Auftrag erstellen” eintragen und den Auftrag einem Mitarbeiter zuordnen.  

Möchten Sie zur Arbeitsvorbereitung dem Auftrag weitere Daten beifügen, so gehen Sie wie folgt vor: 

  • Tragen Sie beim Anlegen des Auftrags in die Notizen eine Kurzinfo ein, zum Beispiel einen Service Code #4711 ein, den die App auswerten kann, so dass bei der Bearbeitung die richtigen Daten angezeigt und abgefragt werden. 

  • Oder öffnen Sie den Auftrag über den Bearbeitungs-Button und tragen Sie als Disponent die erforderlichen Informationen manuell ein. Fügen Sie Dateien, Fotos und Links nach Bedarf hinzu. Wenn Sie zufrieden sind, dann ändern Sie den Auftragsstatus von “neu” auf “bereitgestellt”.  

Nach dem Rücklauf des Auftrags vom Arbeitsplatz haben Sie die Gelegenheit zur Nachbearbeitung und Qualitätssicherung. 

  • Öffnen Sie den zurück erhaltenen Auftrag zur Ansicht oder Bearbeitung und prüfen Sie die erhaltenen Inhalte. 

  • Wenn Korrekturen oder eine Neubearbeitung erforderlich sind, ändern Sie im Verzeichnis der Aufträge den Auftragsstatus von “abgeschlossen” auf “neu”, verändern Sie die Inhalte, ordnen den Bearbeiter zu und setzen den Status auf “bereitgestellt”. 

Ist alles in Ordnung, können Sie z.B. Berichte erstellen oder den Auftrag archivieren. 

Aufträge steuern

Aufträge steuern

Im Center bestehen komfortable Möglichkeiten zur Steuerung von Aufträgen über die Steuerbuttons. 

Nutzen Sie folgende Möglichkeiten zur Auftragsbearbeitung  über die Steuerbuttons im Auftragsverzeichnis: 

  • Suche nach ID, Auftragsnummer, Zeitpunkt, Akte, Status, Mitarbeiter, Ergebnis oder Kunde 

  • Ansicht oder Bearbeitung eines Auftrags 

  • Kopie des Auftrags, um eine Wiedervorlage mit neuem Datum, eine Kopie für einen anderen Mitarbeiter oder ein Duplikat mit vollen oder reduzierten Inhalten zu erstellen 

  • Replik eines Auftrags in eine eigene App, um einen befüllten Auftrag mit häufig verwendeten Inhalten als Grundlage für die Erstellung weiterer Aufträge zu verwenden 

  • Workflow Steuerung, um den Auftragsstatus manuell auf einen korrigierten, zulässigen Wert aus der Liste Neu, Bereitgestellt, Abgeholt, Abgebrochen, Abgeschlossen, oder Archiviert zu setzen. 

  • Löschen eines Auftrags, um ihn endgültig aus dem System zu entfernen. 

  • Hinzufügen eines Auftrags, um ihn als Disponent auf den Weg zu bringen. 

 
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Per Kalender disponieren

Über die visuelle Auftragsdisposition werden Aufgaben durch Verschieben mit der Maus aus einem Vorrat an die Mitarbeiter zugeordnet. 

Die visuelle Auftragsdisposition erlaubt es dem Disponenten, Aufträge zunächst ohne Mitarbeiterzuweisung in einer Dispositionsliste vorzubereiten und sie dann durch “schieben und ziehen” in einer Kalenderansicht einem Mitarbeiter zuzuordnen. 

Gehen Sie hierzu wie folgt vor: 

  • Für “normale” Mitarbeiter verwaltet der Administrator dessen typische Arbeitszeitprofile im Administrationsbereich. Melden Sie sich als Mitarbeiter mit einer Disponenten-Kennung an, für die kein Arbeitszeitprofil hinterlegt ist. 

  • Öffnen Sie das Hauptmenü Arbeitsplatz (nicht Center). Drücken Sie auf das Plus, um eigene Aufträge unter der Disponenten-Kennung anzulegen. 

  • Wechseln Sie jetzt zum Center, dort in das Untermenü Aufträge. 
    Klicken Sie auf die aktive Ansicht “Kalender” (rechts). 

  • In der Dispositionsliste links sehen Sie alle Aufträge, die sie zuvor ohne Mitarbeiter-Zuordnung angelegt haben. 

  • In der Mitarbeiterübersicht sehen sie alle Mitarbeiter mit Arbeitszeitprofilen, nicht jedoch den oder die Disponenten, weil diese keine Aufträge annehmen.. 

  • Ziehen Sie nun den gewünschten Auftrag aus der Dispositionsliste in den Wochenkalender zum Mitarbeiter, dem der Auftrag zugeteilt werden soll. 

  • Der Auftrag ist nun disponiert. Sie können ihn jederzeit durch Verschieben umdisponieren. 

  • Durch Klicken auf den Kalendereintrag sehen Sie weitere Detailinformationen. 
    Zur Bearbeitung wechseln Sie in die Listendarstellung und öffnen den Auftrag. 

 
 
 
 

Aufträge steuernErgebnisse teilen

Ergebnisse teilen

Ergebnisse teilen

Aus Arbeitsergebnissen werden Leistungsscheine, Rechnungen oder Dokumentationen. Diese werden z.B. digital weiter verarbeitet oder gemailt. 

So gehen Sie vor: 

  • Öffnen Sie den Auftrag in der zentralen Auftragsliste oder in der Liste der abgeschlossenen Vorgänge oder in einer Akte. 

  • Prüfen Sie, ob Sie für diesen Auftrag einen Bericht verschicken wollen. 

  • Zum Verwenden des in der App voreingestellten Standardberichts klicken Sie einmal auf das Berichts-Icon in den Steuerbuttons oben rechts. Nach kurzer Zeit wird der Bericht angezeigt. Fertig.* 

  • Um einen speziellen Bericht zu erstellen drücken Sie den Knopf Export, wählen die passende Druckvorlage und drücken auf Bericht erstellen. Im Server wird der Bericht erstellt und dann in die Anzeige geladen.* 

Teilen und publizieren: 

  • Der Bericht wird als PDF oder Word-Datei im Browser angezeigt. 
    Speichern Sie den Bericht auf dem Schreibtisch und verwenden Sie Ihre gewohnten Mail-Funktionen, um ihn zu versenden. 

  • Wurde in der App zum Auftrag eine Regel zum Berichtsversand hinterlegt, kann der Bericht auch automatisch erstellt und im Hintergrund per Mail versendet werden.* 

* Stellen Sie  beim Berichtsversand stets sicher, dass Ihr Rechner mit dem Internet verbunden ist. 

Akten

Akten

Abgeschlossene Aufträge können in Akten gebündelt,  archiviert und recherchiert werden. 

In Akten werden abgeschlossene Aufträge persistent gespeichert. Bei der Systemeinrichtung kann der Administrator für Ihre Organisation eine oder mehrere Akten anlegen, zum Beispiel nach Firmen, Lokationen oder Zeitraum. 

Um Akten zu nutzen, gehen Sie wie folgt vor: 

  • Geben Sie als Anwender beim Anlegen eines Auftrags an, in welcher Akte die spätere Speicherung erfolgen soll. 

  • Als Disponent haben Sie Kontrolle über den Auftragsstatus. 
    Setzen Sie den Status manuell auf “archiviert”, um einen Auftrag in seiner Akte zu speichern. 

  • Als Designer gestalten Sie automatisierte Regeln. Definieren Sie eine Regel für manuelles Archivieren oder automatisches Archivieren, zum Beispiel bei Abschluss des Auftrags oder Statuswechsel. 

Zur Akteneinsicht gehen Sie wie folgt vor: 

  • Öffnen Sie im Hauptmenü Center das Untermenü Akten. 

  • Recherchieren Sie Aufträge in Akten über die Suche. 

  • Erstellen Sie aus einer Akte heraus einen Auftrag, für den die Zielakte bei späterer Archivierung bereits gesetzt ist. 

  • Exportieren Sie Dateninhalte der gesamten Akte bei Bedarf als CSV-Datei. 

Nachverfolgung

Nachverfolgung

Protokollieren Sie während der Arbeit besondere Vorkommnisse in kurzen Stichworten mit einem Klick oder ganz automatisch. 

Gehen Sie hierzu wie folgt vor: 

  • Standardmäßig werden die Ereignisse Anmeldung im System, Anlage eines Auftrags, Veränderung des Auftragsinhalts und Abschluss des Auftrags protokolliert mit Datum, Uhrzeit, handelnder Person und Auftrags-ID. 

  • Durch Regeln kann der Designer für Sie firmeneigene weitere zu protokollierende Ereignisse definieren, etwa beim Statuswechsel eines Auftrags oder beim Mailversand. 

  • Der Anwender kann eigene Protokolldaten einsehen, wenn ihm die passenden Rechte eingeräumt werden. 

  • Der Disponent kann die Protokolldaten zu allen Mitarbeitern der Organisation einsehen. 

  • Achtung: 
    Protokolldaten werden für Online und Offline erstellt und synchronisiert. 

  • Achtung: 
    Protokollvorgänge können aus Datenschutzgründen gänzlich deaktiviert werden. 

Regeln

Regeln

Durch Regeln werden z.B. Ergebnisse versendet, Auftragsdaten ausgetauscht oder Aufträge archiviert, um die Mitarbeiter von Routineaufgaben zu entlasten.  

Automatisierte Regeln entlasten Mitarbeiter von Routinetätigkeiten wie Berichtserstellung und Mailversand. Hierzu werden die später auszuführenden Regeln bereits beim Design der App hinterlegt und bei Ausführung des Auftrags im richtigen Moment im Hintergrund ausgeführt. Folgende Automatisierungen sind unter anderem möglich 

  • Duplizieren eines Auftrags 
    z.B. für das Erstellen von Wiedervorlagen  

  • Zuweisung eines Mitarbeiters 
    z.B. zum Mitarbeiter- und Rollenwechsel 

  • Versand von Emails mit und ohne Berichtsanlagen 
    z.B. zur automatisierten Berichtserstattung nach Abarbeitung

  • Erstellen eines Ereignis-Prodokolleintrags 
    z.B. zur Prodokollierung von versendeten Mails

  • Wechsel des Auftragsstatus 
    z.B. zur automatisierten Archivierung 

  • Automatisiertes Setzen von Markup-Werten im Auftrag per Regeln 
    z.B. zur Implementierung von Workflows von App zu App

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