Der Arbeitsplatz enthält den Einsatzplan mit den Aufgaben für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor Ort, im Backoffice und im Home Office. Hier können Arbeitsanweisungen abgerufen, Leistungen dokumentiert und nachfolgende Tätigkeiten getriggert werden.

• Im Einsatzplan sind neue ind in Arbeit befindliche Aufgaben aufgelistet
• “Abgeschlossene Aufgaben” sind eledigt und an das Workflow-System übergeben, aber noch nicht archiviert.
• “Neue Vorgänge” können vom Mitarbeiter selbst, aber auch über das Center oder extern erstellt werden.

Der Arbeitsplatz steht sowohl in der webbasierten Benutzeroberfläche (dem “Cockpit”) als auch remote und offline in den nativen Apps für Tablet Computer und Smartphones zur Verfügung.

Neuer Vorgang

Klichen Sie unter “Arbeitsplatz” auf “Neuer Vorgang”. Füllen Sie die Inhalte in den dargestellten Reitern wie folgt und in folgender Reichenfolge:

Vorgangsnummer

• Geben Sie eine eigene alpfanumerische Vorgangskennung ein oder übernehmen Sie die Voreinstellung.

App zum Vorgang

• Klicken Sie auf die App zum Vorgang, den Sie anlegen wollen.

Folgende Angaben sind optional:

Was: Welcher Vorgang soll für wen durchgeführt werden? 

• Klicken Sie in der nach App-Kategorien gruppierten Liste Ihrer Apps auf das Icon der App, die dem Zweck Ihres Vorgangs entspricht. 
• Geben Sie die von Ihnen gewünschte Vorgangsnummer ein. 
Sie ist nicht vorgegeben, um Drittnummerierungen zuzulassen. 
• Die Mappe spezifiziert den späteren Archivierungsort. 
Zu Beginn gibt es für jede Organisation genau eine gleichnamige Mappe

Wann/Wo

• Geben Sie den Zeitraum an, in dem der Vorgang durchzuführen ist. 
• Wählen Sie einen Kundendatensatz (Firma, Ansprechpartner).
• Oder: Geben Sie die Standortdaten zum Erfüllungsort einzeln ein .

Notizen

• Fügen Sie optionale kurze Zusatzinfos in die Notizen ein. 
• Speichern Sie Ihre Eingaben. Drücken Sie auf den Speicherbutton oben rechts. 
• Diese Notizen können Sie später als Fakten verwenden und auswerten.

Speichern Sie den neuen Vorgang über den Speicherbutton oben rechts. Der Vorgang öffnet sich im Bearbeitungsmodus.

Einsatzplan

Im Einsatzplan finden Sie übersichtlich alle Ihre anstehenden Aufgaben zusammen mit den dazu passenden Apps.
Um für Sie hinterlegte Vorgänge abzurufen, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie das Arbeitsplatz-Menü. Klicken Sie auf Einsatzplan. 
• Klicken Sie im Datumsmenü auf eines der Symbole für Alle, Tag, Woche oder Heute. 
Sie sehen die für Sie hinterlegten Vorgänge, die neuesten zuerst.
• Für jeden Vorgang werden das Symbol für die hinterlegte App, die Vorgangsnummer sowie der Zeitraum der Tätigkeit, Ort und Status angezeigt.
• Doppelklicken Sie auf einen Vorgang, um diesen zur Bearbeitung zu öffnen. 

Abschliessen eines Vorgangs

Folgende Elemente können konfiguriert werden:

• Alle Pflichtfelder werden zusammenfassend angezeigt, die nicht ausgefüllten werden markiert. Vorgänge können nur abgeschlossen werden wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind (oder eine Erklärung abgegeben wurde warum das nicht der Fall ist).
• Es kann eine abschließende dreistufige Bewertung (ok, nok, tok)  erfolgen, die dann in den Übersichtstabellen der Zentrale angezeigt wird.
• Der Vorgang wird 1x oder 2x unterschrieben. 
Weitere Unterschriften können innerhalb der App auf einzelne App-Seiten bezogen geleistet werden.

Der Klick auf den Button “Abschliessen” beendet den Vorgang. Die für diesen Fall hinterlegten Aktionen werden ausgeführt. Der nun nicht mehr änderbare Vorgang erscheint in der Liste der abgeschlossenen Vorgänge.

Vorgang bearbeiten

In Ecoflexx sind Aufträge direkt mit der jeweiligen App (=Vorgangsvorlage) für ihre Bearbeitung verknüpft.

Durch Doppelklick im Einsatzplan öffnet sich der Vorgang in der Bearbeitungsansicht. Sie sehen den Arbeitsbereich, die zwei-dimensionale Ordnerstruktur und verschiedene Steuerbuttons der passenden App.

• Ähnlich wie in Excel findet sich in der Mitte der Arbeitsbereich, in dem Fakten flexibel angezeigt und bearbeitet werden. Die Inhalte des Arbeitsbereichs sind durch die App zum Vorgang bestimmt.
• Ähnlich wie in One-Note sind die Arbeitsbereiche in für die App spezifische Kategorien (vertikal) und zu jeder Kategorie in Gruppen der jeweiligen Kategorie (horizontal) zusammengefasst.

Folgende Buttons stehen unter den Kategorien in jedem Vorgang zur Verfügung.

• Unter Daten können Datei-Anhänge und Fotos sowie Links zum Vorgang beigefügt werden.
• Per Export werden die App-Inhalte in eine druckbare Datei verwandelt, entweder eine bearbeitbare Word Datei oder eine nicht bearbeitbare PDF. 
Grundlage der Umwandlung ist eine beim App-Design hinterlegte Word-Dokumentenvorlage mit Platzhaltern (wie in Word-Serienbriefen).
• Abschließen sorgt für das Abschliessen des Vorgangs.

Interaktive Funktionen

Ein Vorgang kann folgende interaktive Feldfunktionen  enthalten:

• 
Überschriften, Texteingaben, Textfelder, Zahlen, Datumswerte, Stoppuhrfunktionen, Unterschriften, 
Auswahlboxen (Dropdowns), Kontrollkästchen, Auswahlknöpfe (Radiobuttons
• 
Informationsfotos aus der Datenbank und interaktiv erstellte Fotos

• Datentabellen

• Gruppierungen von Feldern, Optische Trenner
, Digitale Unterschriften und kleine Skizzen

• Mathematisch logische Formeln, Textfunktionen, Scoring-Funktionen

So kann ein Vorgang außerdem gestaltet werden:


Banner, Fotos, Icons, Formen und Farben des Gesamtsystems


per Formeln eingeblendete und ausgeblendete  Felder, Kategorien und Gruppen

Bearbeitbare und nicht bearbeitbare Felder


Links per Knopfdruck

Vollständigeit und Integrität
Pflichtfelder unterstützen die Datenvollständigkeit, Plausibilitätskontrollen zielen auf hohe Datenrichtigkeit. 
Gehen Sie wie folgt vor, um sicher zu stellen dass alle in der App von Ihnen verarbeiteten und erfassten Daten vollständig und richtig erfasst wurden: 

Vollständigkeit
• Bearbeiten Sie Ihren Vorgang, in dem Sie alle Ihnen angezeigten Datenfelder ausfüllen. Während der Eingabe werden Ihre Eingaben überprüft und als irrelevant erkannte Datenfelder automatisch ausgeblendet. 
• Sie können Eingabefelder unausgefüllt lassen. Nur Pflichtfelder sind durch ein kleines Warnsymbol und spezielle Farbhinterlegung gekennzeichnet. 
• Mit jedem ausgefüllten Pflichtfeld wandert der Fortschrittsbalken nach vorn und summieren sich die Zahlen der numerischen Fortschrittskontrolle an Kategorien und Gruppen, die jeweils gefüllte Pflichtfelder und deren Gesamtzahl anzeigt. 
• Auf der Abschluss-Seite sind alle Pflichtfeld-Daten übersichtlich zusammengefasst. Grüne Hinterlegung zeigt: alles OK. Rote Hinterlegung zeigt Datenlücken, ein Klick führt zum Feld das noch ausgefüllt werden muss.

Integrität
• In der Anwendungslogik der jeweiligen App können durch mathematisch/logische Formeln die jeweiligen Dateninhalte – ähnlich wie in Excel – geprüft und z.B. Fehlermeldungen angezeigt werden. Die Gestaltung dieser Kontrollen durch geeignete Formeln (ähnlich Excel) obliegt dem App-Gestalter.

Dokumente
Berichten Sie perfekt und schriftlich direkt vom Einsatzort. Hierbei können Sie sich entscheiden ob Sie eine Vorschau des Standard-Dokuments als PDF anzeigen, eines oder mehrere Dokumente als PDF oder Word auswählen oder den Regel-Mechanismus nach Speichern oder Abschluss nutzen wollen.

Dokumente per Regel und Aktion automatisch erzeugen

• Mit einer Regel und Aktion kann das Dokument auch erstellt und vom Server im Hintergrund per Mail versendet werden. Für Arbeitsplätze als native Apps ist dies die einige Möglichkeit.

Dokument in der Vorschau ansehen

• Öffnen Sie im Web-Einsatzplan den Vorgang, für den Sie das Dokument erstellen wollen.
• Klicken Sie einmal auf das Vorschau-Icon in den Steuerbuttons oben rechts. 
Nach kurzer Zeit wird das Standard-Dokument als PDF angezeigt.

Dokument(e)per Export erzeugen

• Um eines von mehreren Dokumentenals PDF oder DOCX zu erstellen, drücken Sie in der Vorgangsanzeige “Export”, wählen das passende Dokument und drücken “erstellen”.

Tablet Computer, Smartphones und Desktops 
Zur Arbeit mit dem Arbeitsplatz können Sie alle üblichen mobilen und ortsfesten Endgeräte einsetzen: 
Windows, MacOS, Linux
• Zur Nutzung von Windows, MacOS und Linux verwenden Sie die Ecoflexx  
Web-App und einen modernen Web-Browser: Chrome wird empfohlen, andere Browser funktionieren, sind aber nicht unterstützt. 
• Windows 11 soll demnächst auch APKs aus dem Amazon Appstore unterstützen, 
• MacOS für M1 & Co. unterstützt auch Ecoflexx für iPad .
IPad, IPhone, Android
• Sie können die Web-App auch auf allen mobilen Endgeräten verwenden, auf denen der Chrome Browser läuft. 
• Für Ihren Android Tablet Computer oder Ihr Android Smartphone finden Sie die Ecoflexx App im Google Playstore. Auf Anfrage steht auch eine APK bereit. 
• Für Ihren iPad und Ihr iPhone verwenden Sie die Web App.
• Alternativ laden Sie die entsprechende native Ecoflexx App aus dem Apple Appstore. Diese Variante ist keine Standardlösung und wird nur in individuellen Projekten unterstützt.